Projekt i zespół, czyli o szybkiej burzy mózgów

Projektanci i projektantki synchronizują się
Oszczędź sobie problemów i zsynchronizuj rozumowanie zespołu

Nowy projekt UX oznacza nowe wyzwania. Często okazuje się także, że nowe kłopoty.

Twój zespół może składać się z mniej lub bardziej doświadczonych koleżanek i kolegów. W skład tej drużyny mogą wchodzić nie tylko projektanci UX, ale także osoby zajmujące się pisaniem treści, project managerowie, graficy i koderzy. Każda z tych osób może mieć zupełnie inne wyobrażenie na temat projektu i tego, czym trzeba się zająć w pierwszej kolejności. Kilkoro współpracowników pytanych o to samo może udzielić skrajnie różnych odpowiedzi. To może powodować prawdziwe problemy.

Jak sprowadzić wszystkich na ten sam poziom rozumienia problemu? Dzisiaj opiszę jedną prostą, praktyczną metodę, którą stosuję i której uczę od dość dawna — z dobrym skutkiem.  Zapraszam do lektury.

Problem — rozbieżność wizji projektantów

Wydajna praca zespołu ważna jest nie tylko dlatego, że projekt trzeba dostarczyć na czas. Spięcia i nieporozumienia, jakie często wynikają z powodu niedoinformowania poszczególnych członków drużyny potrafią zakwasić atmosferę i spowodować, że nawet najtwardszym z nas nie będzie się chciało patrzeć na twarze współpracowników. Oto bowiem okazać się może, że na przykład nasza koleżanka nie ma pojęcia o tym, ile godzin czasu project manager zaplanował na zaprojektowanie prototypu. I kosztorys rozjedzie się, kiedy jej praca wyjdzie poza założone ramy godzinowe. Albo też jeden z projektantów zaprojektuje funkcjonalność, która nijak nie może zadziałać ze względu na ograniczenia platformy sprzętowej. Buba może również wydarzyć się, kiedy jedno z pytań, które nurtuje badaczy nie zostanie zadane w czasie spotkania wstępnego tylko dlatego, że wysłany na nie project manager po prostu nie będzie świadom tego, że trzeba je zadać. Myślę, że zdarzało Ci się być w podobnej sytuacji.

W czasie wielu warsztatów projektowych, które prowadziłem, w ciągu paru chwil stawało się oczywiste, że nie cały zespół funkcjonuje na tym samym poziomie porozumienia. Oto bowiem miałem przed sobą zespół speców od sprzedaży, który nie znał nawet imion (a co dopiero zadań) osób z działu UX. Albo grupę grafików, którzy z nieufnością patrzyli na to, czego mogą o projekcie chcieć dowiedzieć się developerzy — często również zobaczeni po raz pierwszy w życiu, choć pracujący tylko piętro niżej. Oczywiście, jeżeli takie rzeczy dzieją się w początkowej fazie projektowej, można temu szybko zaradzić, na przykład poprzez organizację spotkania. Ale co zrobić, kiedy członkowie zespołu pracują o różnych porach, w różnych miastach lub nawet strefach czasowych?

Rozwiązanie: koordynacja zespołowego punktu widzenia

Rozwiązanie jest bardzo proste i niezwykle skuteczne. Od paru lat uczę tej metody i za każdym razem przynosi świetne rezultaty — a sprowadza się do jak najszybszego sprowadzenia całego zespołu na ten sam poziom rozumienia istoty projektu. Dodatkową jej zaletą jest to, że ociera się o wewnątrz-organizacyjny service design, zbliżając ludzi do siebie i prowokując dysksuje na tematy projektowe. Jak ją zastosować?

Metoda czterech komponentów procesu projektowego

Ustawienie narzędzia

  1. Stwórz prosty arkusz, na przykład w Google Docs, albo w dowolnym innym systemie, który pozwala na współpracę online (np. Office 365 albo Zoho).
  2. Stwórz cztery zakładki arkusza i nazwij je: produkt, klient, użytkownik i projektant. W każdym arkuszu stwórz trzy kolumny: pytanie, odpowiedź, wątpliwość.
  3. Zaproś do edycji dokumentu wszystkie osoby pracujące przy projekcie — nie tylko projektantki i projektantów, ale także osoby zajmujące się każdym z pozostałych elementów układanki.

Zgromadzenie pytań

  1. Poproś, aby przez następne trzy-cztery dni każdy w zespole wpisywał do arkusza swoje pytania dotyczące projektu. Przesiewaj je pod koniec dnia i usuwaj duplikaty. Jedno pytanie – jeden wiersz. Pytania powinny być określone w kontekście zakładki. Na przykład: “Jaka jest główna funkcja produktu?” dla zakładki “produkt” lub “Jaki jest budżet projektu?” w zakładce “klient”. Pytania mogą dotyczyć zagadnień organizacyjnych, technicznych, marketingowych i innych. Im więcej ich zidentyfikujecie, tym lepiej. Jeżeli któreś z pytań zdecydowanie wyjdzie poza ramy dostępnych kategorii, rozważ dodanie zakładki “inne”. Nie ma zresztą specjalnego znaczenia, gdzie wylądują poszczególne pytania — ważne jest to, że ktoś je wyartykuuje.
  2. Kiedy zbudujesz porządną listę, wyjaśnij, że pora już przestać dodawać pytania.

Odpowiedzi i wątpliwości

  1. Następne kilka dni lub godzin poświęć na to, by razem z zespołem udzielać odpowiedzi na pytania. Jeśli odpowiedzi jest więcej niż jedna, to wpisujcie je w kolejne kolumny.
  2. Już na tym etapie burzy mózgów zaczną pojawiać się wątpliwości. Niektóre z pytań pozostaną bez odpowiedzi, a odpowiedzi wpisane na inne pytania zasugerują, że można spodziewać się kłopotów. Poproś zatem wszystkich w zespole, by wypełniali kolumnę “wątpliwości” swoimi pytaniami. Jeżeli jedna kolumna nie wystarczy, poproś o dodawanie nowych.

Efekt — i co dalej?

Po kilku dniach zbudujecie razem bardzo solidną listę, która pozwoli Wam zorientować się w ekosystemie projektu. Wszystko zostanie zebrane w jednym miejscu. Pytania, odpowiedzi i potencjalne wątpliwości, które nasuwają się wszystkim w zespole. Kiedy taka lista zostanie stworzona dla nowego projektu, będziesz mogła się spodziewać, że pytania zakotwiczą się w głowach koleżanek i kolegów. Na następnym spotkaniu z klientem każda osoba w zespole będzie mogła sięgnąć po listę i od razu zobaczyć, czy dyskutowane tematy ocierają się o listę wątpliwości, a jeśli tak, to zaadresować niektóre z nich i uaktualnić arkusz. Takie małe, projektowe “Excel-wiki” przydaje się bardzo i powoduje, że uniknąć można nieporozumień związanych z niedoinformowaniem członków zespołu. Jest to prosta, ale skuteczna metoda na zawiązanie dobrej zespołowej komitywy i ruszenie z kopyta. Często okazuje się, że parę tygodni po tym, jak zaangażowaliśmy się w ćwiczenie ktoś nagle przypomina sobie o ważnym pytaniu, które zadaje w najlepszym możliwym momencie. I nikt nie patrzy wtedy na taką osobę z rozdziawioną ze zdziwiena paszczą. I o to chodzi. Oczywiście, lista jest też bardzo przydatna project managerom i innym załogantom, którzy zaangażowani są w planowanie produktu i ocenianie poziomu ryzyka.

Niespodzianka

Jeżeli nie chce Ci się ustawiać dokumentu samemu, pobierz praktyczny szablon (skopiuj go do swojego Google Drive). Wpisałem też do niego parę przykładowych pytań, ale nie jest to stała lista, więc zmień je według potrzeb. Powodzenia!


Zostało tylko miejsc na warsztaty w Gdańsku

Zainteresuj się nimi, jeżeli Chcesz nabyć nieco wprawy w planowaniu procesów UX w sposób, który zapewni Ci bezstresową pracę i zrównoważony rozwój umiejętności. Do końca października bilety są tańsze. Miło byłoby Cię spotkać!